Instandhaltungsrücklage: Berechnung, Steuer und rechtliche Grundlage
Die Instandhaltungsrücklage (seit der WEG-Reform 2020 offiziell „Erhaltungsrücklage“) dient als finanzielle Sicherung für die Instandhaltung und Reparaturen des Gemeinschaftseigentums in einem Mehrfamilienhaus. Ob neue Heizungsanlage, Dachsanierung oder Fassadenerneuerung – früher oder später fallen am Gemeinschaftseigentum größere Maßnahmen an. Für Vermieter:innen ist das Thema besonders wichtig, denn die Rücklage beeinflusst sowohl den langfristigen Werterhalt der Immobilie als auch die steuerliche Behandlung der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung.
Instandhaltungsrücklage: Das Wichtigste in Kürze
- Die Instandhaltungsrücklage sichert künftige Reparaturen am Gemeinschaftseigentum ab.
- Eine angemessene Rücklage ist nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG für jede Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) Pflicht.
- Übliche Richtwerte zur Höhe der Instandhaltungsrücklage liegen zwischen ca. einem und zwei Euro pro Quadratmeter Wohnfläche pro Monat. Die tatsächliche Höhe hängt jedoch vom Zustand und Alter der Immobilie ab.
- Vermieter:innen können Einzahlungen erst dann als Werbungskosten absetzen, wenn die Mittel tatsächlich verwendet werden (BFH-Urteil Az. IX R 19/24).
Was ist eine Instandhaltungsrücklage?
Die Instandhaltungsrücklage ist der gemeinschaftliche Spartopf einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Alle Eigentümer:innen zahlen monatlich anteilig ein, in der Regel zusammen mit dem Hausgeld. Das angesparte Kapital deckt größere Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen (nur solche, die zur Erhaltung dienen) am Gemeinschaftseigentum – etwa Dach, Fassade, Treppenhaus, Aufzug oder Heizungsanlage. Maßnahmen am Sondereigentum fallen grundsätzlich nicht darunter. Zum Gemeinschaftseigentum können jedoch auch Bauteile und Anlagen innerhalb einer Wohnung gehören.
Mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) aus dem Jahr 2020 wurde der Begriff im Gesetz von „Instandhaltungsrückstellung“ auf „Erhaltungsrücklage“ geändert. Im allgemeinen Sprachgebrauch ist „Instandhaltungsrücklage“ jedoch weiterhin gebräuchlich; gemeint ist dasselbe.
Rechtliche Grundlage: Instandhaltungsrücklage im WEG
Die rechtliche Basis bildet § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG. Dort ist verankert, dass die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört. In einem Mehrfamilienhaus mit einer Eigentümergemeinschaft besteht somit grundsätzlich die Pflicht zur Rücklagenbildung. Nach § 18 WEG hat zudem jeder Wohnungseigentümer bzw. jede Wohnungseigentümerin einen Anspruch darauf, dass die Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung vornimmt – und dazu zählt eben auch die Rücklage.
Die Rücklage gehört zum Gemeinschaftsvermögen. Beim Verkauf einer Eigentumswohnung wird der angesparte Anteil nicht ausgezahlt, sondern bleibt Gemeinschaftsvermögen. Erwerber:innen profitieren über ihre Mitgliedschaft in der Gemeinschaft wirtschaftlich vom vorhandenen Rücklagenbestand; ein individueller Anteil wird weder ausgezahlt noch übertragen. Das sollten Eigentümer:innen sowohl beim Verkauf als auch beim Erwerb einer Wohnung im Blick haben. Beim Kauf einer Eigentumswohnung als Kapitalanlage lohnt sich ein genauer Blick in den Vermögensbericht der Hausverwaltung: Eine gut gefüllte Rücklage ist ein Qualitätsmerkmal und stärkt den Immobilienwert nachhaltig.
Berechnung der Instandhaltungsrücklage
Eine feste gesetzliche Höhe gibt es nicht; die Eigentümergemeinschaft hat einen weiten Ermessensspielraum, den der BGH zuletzt mit Urteil vom 26.09.2025 (V ZR 108/24) bestätigt hat.
In der Praxis haben sich folgende Richtwerte etabliert:
- Neubauten: ca. 1,00 EUR pro m² Wohnfläche pro Monat
- Ältere Bestandsimmobilien: ca. 2,00 EUR pro m² Wohnfläche pro Monat oder mehr
Eine bewährte Berechnungsmethode für ältere Gebäude ist die Peters’sche Formel. Wichtige Faktoren bei der Bemessung sind:
- Alter und Bausubstanz der Immobilie
- Größe und Lage des Mehrfamilienhauses
- Ausstattung (z. B. Aufzüge, Tiefgarage, Heizungsanlage)
Die Eigentümerversammlung beschließt die Höhe jährlich im Rahmen des Wirtschaftsplans. Eine zu niedrig angesetzte Rücklage führt häufig zu Sonderumlagen, eine zu hohe bindet unnötig Kapital.
Als Richtwert kann man zudem die Angaben in der Verordnung über wohnungswirtschaftliche Berechnungen nach dem Zweiten Wohnungsbaugesetz verwenden. Die Instandhaltungskosten werden nach § 28 Abs. 5a II. BV i. V. m. § 26 Abs. 4 II. BV alle drei Jahre an den Verbraucherpreisindex angepasst. Stand 2026 dürfen demnach je Quadratmeter Wohnfläche folgende Kosten angesetzt werden:
- Für Wohnungen, die am Ende des Jahres seit weniger als 22 Jahren bezugsfertig sind: 11,49 Euro pro Jahr.
- Für Wohnungen, die am Ende des Jahres mindestens seit 22 Jahren bezugsfertig sind: 14,58 Euro pro Jahr.
- Für Wohnungen, die am Ende des Jahres mindestens seit 32 Jahren bezugsfertig sind: 18,62 Euro pro Jahr.
Instandhaltungsrücklage und Steuer
Für Vermieter:innen gilt eine wichtige Regel: Einzahlungen in die Instandhaltungsrücklage sind nicht sofort als Werbungskosten absetzbar. Der Bundesfinanzhof hat dies zuletzt mit Urteil vom 14. Januar 2025 (Az. IX R 19/24) bestätigt. Die Begründung: Im Moment der Einzahlung fehlt der wirtschaftliche Zusammenhang zur Vermietungstätigkeit, da die Mittel zunächst nur Gemeinschaftsvermögen sind.
Steuerlich geltend gemacht werden können die Beträge erst, wenn die WEG das Geld tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen verwendet. Konkret bedeutet das für die Steuererklärung:
- Das gezahlte Hausgeld ist um den Anteil der Rücklagenzuführung zu kürzen.
- Sobald die Rücklage für eine Reparatur ausgegeben wird, lässt sich der anteilige Betrag als Werbungskosten ansetzen.
- Dasselbe Prinzip gilt für Sonderumlagen.
Ein präziser Vermögensbericht der Hausverwaltung sowie eine saubere Dokumentation der Maßnahmen sind daher für Vermieter:innen unverzichtbar.
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Häufig gestellte Fragen zur Instandhaltungsrücklage
Die Rücklage ist ausschließlich für Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum vorgesehen. Schönheitsreparaturen im Sondereigentum, laufende Betriebskosten und Verwaltungskosten dürfen nicht daraus bezahlt werden. Auch persönliche Renovierungen innerhalb der einzelnen Wohnungen sind ausgeschlossen.
Vermieter:innen können die Einzahlungen nicht sofort als Werbungskosten absetzen. Erst wenn die WEG das Geld tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen verwendet, lässt sich der anteilige Betrag steuerlich geltend machen. Diese Praxis hat der BFH mit Urteil vom 14. Januar 2025 bestätigt.
Das Gesetz fordert lediglich eine „angemessene“ Höhe ohne konkrete Vorgabe. In der Praxis liegt die monatliche Zuführung üblicherweise zwischen ca. einem und zwei Euro pro Quadratmeter Wohnfläche. Maßgeblich sind Alter, Zustand und Ausstattung des Mehrfamilienhauses.
Ja – § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG schreibt eine angemessene Erhaltungsrücklage als Teil der ordnungsmäßigen Verwaltung vor. Eine feste Mindesthöhe nennt das Gesetz nicht. Ein dauerhafter vollständiger Verzicht auf eine angemessene Erhaltungsrücklage entspricht in der Regel nicht ordnungsmäßiger Verwaltung.